Cuando una persona o un grupo de personas deciden constituir un negocio o una empresa, tienen que conocer que pasos deben de seguir para lograr que el objetivo propuesto se concrete de manera óptima.
Para ello, el primer paso debe definir que tipo de negocio se quiere realizar. Una vez definido el tipo de negocio, el segundo paso consiste en determinar quien o quienes conducirán la actividad elegida y si lo hará un solo propietario o varios, ante lo cual deberán de conformar una sociedad; y seguidamente el tercer paso conlleva a determinar que tipo de sociedad es la más apropiada.
En caso de ser una persona el único propietario, de trata de una empresa unipersonal y en esa situación caso se puede constituir una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada o, de ser dos o mas los propietarios, se puede constituir una Sociedad; ambos tipos de empresas serán personas jurídicas.
De esta forma tenemos entre las más usuales:
EMPRESA UNIPERSONAL O PERSONA NATURAL CON NEGOCIO.- Se trata de una persona natural quien ejerce la actividad económica. Como conductor y/o propietario del negocio o empresa, es responsable de su manejo y responde ante terceros no sólo con los bienes del negocio, sino también con los propios.
EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA (E.I.R.L.) Se trata de una persona jurídica formada que tiene patrimonio propio, formada por la voluntad de una sola persona. Se le considera una persona jurídica y debe inscribirse en los Registros Públicos mediante una Escritura de Constitución. La responsabilidad de la empresa está limitada a su patrimonio.
SOCIEDAD ANÓNIMA CERRADA (S.A.C.) Se trata de una persona jurídica que requiere de un mínimo de 2 personas y un máximo de 20. El capital social está representado por acciones y tienen por ello una Junta General de Accionistas, un Directorio (opcional) y un Gerente, quien ejerce la representación legal. La transferencia de acciones debe ser anotada en el Libro de Matrícula de Acciones de la Sociedad.
SOCIEDAD COMERCIAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA (S.R.L.) Se trata de una persona jurídica que requiere de un mínimo de 2 personas y un máximo de 20. El capital social está representado por participaciones y tienen por ello una Junta General de Socios y un Gerente, quien ejerce la representación legal. La transferencia de participaciones se formaliza mediante Escritura Pública y debe inscribirse en el Registro Público de Personas Jurídicas.
Escogido el tipo de empresa, se debe continuar con lo siguiente:
ELABORAR LA MINUTA DE CONSTITUCIÓN.- La minuta de constitución es un documento privado que contiene la declaración de voluntad de constituir la empresa, la modalidad empresarial que se ha decidido establecer, los datos del constituyente, socios/accionistas de la misma, los estatutos y el nombramiento de los representantes. Este documento debe ser elaborado y firmado por un abogado colegiado, quien le solicitará la información necesaria para la elaboración de la misma (identidad y estado civil de los otorgantes, objeto social, capital social, duración, aportes, etc.).
Es recomendable que previamente a la elaboración de la minuta, se haga una reserva del nombre de la empresa/sociedad en la SUNARP, esto impide la inscripción durante el tiempo que demore la constitución de la sociedad, de cualquier otra empresa que adopte su nombre previamente elegido. Esta reserva de nombre se efectúa previa búsqueda en la propia SUNARP, para conocer si existe ya registrado un nombre, título igual o parecido, al que llevará su empresa.
LA ESCRITURA PÚBLICA.- La escritura pública es el documento que sirve para darle formalidad a la minuta o acto constitutivo de la empresa. Es elaborado y autorizado por un Notario, que da fe sobre la capacidad jurídica de los otorgantes, el contenido del mismo y la fecha en que se realizó. Para que el Notario elabore la escritura pública se requiere la Minuta de Constitución Social de la empresa o el acto constitutivo con una copia simple y el pago de los derechos notariales (que casi siempre dependen del monto del capital social).
INSCRIPCIÓN EN LOS REGISTROS PÚBLICOS.- Una vez formalizada la escritura pública, el Notario realizará la inscripción de la empresa en la Oficina Registral competente en el Registro de Personas Jurídicas de la SUNARP completando los formularios requeridos. A partir de su inscripción registral, la sociedad adquiere personalidad jurídica.
TRÁMITE DEL REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTE EN LA SUNAT.- Al obtener el RUC en una oficina de la SUNAT, la empresa será identificada como contribuyente fiscal. Para ello deberá presentar el original y fotocopia del DNI del titular o representante; original y fotocopia de un recibo de agua y/o luz y/o teléfono fijo y/o televisión por cable (con fecha de vencimiento dentro de los últimos dos meses) o de la última declaración jurada de predio o autoavalúo del local donde funcionará la empresa y copia certificada de la partida electrónica donde conste la inscripción registral de la empresa emitida por la SUNARP con una antigüedad no mayor a 30 días calendario. En ausencia del representante legal, se puede autorizar a otra persona que realice el trámite, adjuntando una Carta Poder con firma legalizada del representante y exhibir el original y fotocopia del DNI del apoderado designado. Adicionalmente a la obtención del RUC, se deberá elegir el régimen tributario que más convenga al negocio que se va desempeñar.
Al momento de solicitar la activación del RUC, en un plazo no mayor de 7 días y una vez verificado el domicilio donde funcionará el negocio indicado, recibirá su certificado del RUC y la clave SOL, la misma que permitirá realizar diversos trámites a través de Internet (pagar y presentar declaraciones, solicitar autorización de impresión de comprobantes de pago a través de imprentas conectadas a este sistema, etc.).
INSCRIPCIÓN DE TRABAJADORES EN ESSALUD.- La afiliación de los trabajadores se realiza a través del Programa de Declaración Telemática – PDT Formulario Virtual N° 601 Planilla Electrónica si la empresa cuenta con 3 a más trabajadores y, en el Formulario Nº 402 si la empresa cuenta con menos de 3 trabajadores. Esta declaración, así como el pago correspondiente, deberá realizarse mensualmente en las entidades bancarias autorizadas, conforme a la fecha establecida por SUNAT y estará a cargo de la empresa.
Los datos a consignar en el PDT, son los datos personales del trabajador y de sus derechohabientes (conyugue y/o concubino(a), hijos menores de edad, hijos mayores de edad con discapacidad, madre gestante) que se indican en el mismo formato.
AUTORIZACIONES DE ACUERDO A LA ACTIVIDAD ECONÓMICA.- De acuerdo al giro y/o actividad económica de la empresa, los Ministerios y/u oficinas descentralizadas en las regiones, permiten certificar que se cumple con las normas de salud, de seguridad, de infraestructura, etc., y que puede operar el negocio garantizando no poner en riesgo la vida humana.
Ministerio de Agricultura – MINAG: Empresas de procesamiento de flora y fauna silvestre, beneficios de ganado y aves;
Ministerio de Comercio Exterior y Turismo – MINCETUR: Hoteles, casinos, restaurantes, agencias de viajes y turismo;
Ministerio de Educación – MINEDU: Academias, centros educativos, CEOS;
Ministerio de Energía y Minas – MEM: Grifos, empresas mineras artesanales;
Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo – MTPE: Agencias de empleo, empresas de intermediación laboral;
Ministerio de la Producción – PRODUCCE: Empresas dedicadas a actividades pesqueras, actividades industriales, Micro y pequeñas empresas en general;
Ministerio de Transportes y Comunicaciones – MTC: Empresas de Transportes, empresas de Comunicaciones;
Ministerio de Salud – MINSA, Dirección General de Salud Ambiental – DIGESA: Registro sanitario de alimentos, juguetes y útiles de escritorio, empresas comercializadoras de residuos sólidos; Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas – DIGEMID: Establecimientos farmacéuticos, químicos farmacéuticos;
Ministerio del Interior: Empresas dedicadas a la fabricación, importación y/o comercialización de armas, servicios de entrenamiento a personal de seguridad, seguridad.
AUTORIZACIÓN DEL LIBRO DE PLANILLAS ANTE EL MINISTERIO DE TRABAJO Y PROMOCIÓN DEL EMPLEO.- Las empresas que tengan uno o más trabajadores, deberán de registrar las planillas de pago que demuestran la relación laboral del trabajador con la empresa, su remuneración y los demás beneficios que perciben. Las planillas, el duplicado de las boletas y las constancias correspondientes, se deben conservar hasta cinco años después de efectuado el pago. Estos registros pueden ser llevados de forma física (libros u hojas sueltas) o de forma virtual y están obligados a llevar este registro las personas naturales con negocio con un máximo de 3 tres trabajadores, para ello deben solicitar la autorización en el Ministerio del Trabajo y Promoción del Empleo – MTPE y/o en las Direcciones Regionales del Trabajo y Promoción del Empleo de cada región, según corresponda. El registro de cada trabajador sujeto al régimen laboral de la actividad privada, se efectuará dentro de las 72 horas de iniciada la prestación de servicios.
El registro de las personas jurídicas y naturales con más de 3 trabajadores, será a través de medios electrónicos y mediante el medio informático desarrollado por la SUNAT “PLANILLA ELECTRÓNICA”.
LEGALIZACIÓN DE LIBROS CONTABLES.- Toda empresa formalmente constituida y según el régimen tributario elegido, debe tener libros contables con una constancia notarial o legalización en la primera hoja útil del libro para que tengan validez. Si el registro es por medio computarizado, esta constancia debe estar en la primera hoja suelta. Asimismo, cada hoja debe de estar debidamente foliada y sellada por el notario que ha legalizado el libro o primera hoja suelta.
LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO.- La Licencia Municipal de Funcionamiento es una autorización que otorga una municipalidad distrital y/o provincial para el desarrollo de actividades económicas (comerciales, industriales o de prestación de servicios profesionales) de cada negocio en su jurisdicción, ya sea como persona natural o jurídica, entes colectivos, nacionales o extranjeros. Esta le aprobará la realización de actividades económicas legalmente permitidas conforme a la planificación urbana y bajo condiciones de seguridad. Asimismo, le permite acreditar la formalidad de su negocio ante entidades públicas y privadas, favoreciendo su acceso al mercado. De acuerdo a lo señalado en la Ley No. 28976, las licencias de funcionamiento se otorgan a plazo indeterminado. Los requisitos para la obtención de las licencias se encuentran señalados en la precitada Ley.
NOTAS FINALES
Las empresas una vez constituidas y formalizadas, pueden acogerse a regímenes especiales como Micro y Pequeña Empresa (MYPE) y gozar de los beneficios creados para éstas, para lo cual deberán de inscribirse obligatoriamente en el Registro Nacional de Micro y Pequeñas Empresas (REMYPE).
MICROEMPRESA
Esta constituida por una persona natural (conocida también como conductor, empresa unipersonal o persona natural con negocio) o jurídica. Puede adoptar cualquier forma u organización o gestión empresarial (E.I.R.L., S.R.L., S.A.C.), y está dedicada a la extracción, transformación, producción, comercialización de bienes o prestación de servicios. Se aplica inclusive a las juntas, asociaciones o agrupaciones de propietarios e inquilinos en el régimen de propiedad horizontal o condominio habitacional. No debe superar las 150 UIT en ventas y no superar los 10 trabajadores en promedio al año (de 1 a 10), todos en planilla.
PEQUEÑA EMPRESA
Similar que la microempresa en cuanto a su constitución. La diferencia consiste en que la pequeña empresa cuenta con más de un trabajador pero como máximo 100 trabajadores.
No debe superar las 1700 UIT en proyección o total de ventas brutas o netas anuales y se debe registrar obligatoriamente en el Registro Nacional de Micro y Pequeñas Empresas (REMYPE).
REQUISITOS PARA INSCRIPCIÓN EN EL REMYPE
-Contar al menos con un (01) trabajador. En el caso de MYPE constituidas por persona natural o EIRL, el conductor no cuenta como trabajador.
-Cumplir con las características de las MYPE (trabajadores y ventas). Se considera el promedio de trabajadores de los 12 últimos meses calendario.
-No incurrir en supuestos de grupo o vinculación económica, que en conjunto no cumplan con las características de la MYPE.
-Contar con RUC y clave SOL.
