LA CARTA NOTARIAL

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La Carta Notarial es una comunicación escrita redactada por una persona (remitente) cuyo contenido está dirigido a otra persona (destinatario) con el manifiesto propósito de informarle o comunicarle algo. Esta comunicación adquiere la calidad de notarial cuando el remitente acude ante un notario para que éste se haga cargo de llevarla al domicilio del destinatario que ha sido consignado en la misma carta, entregársela personalmente y dejar constancia de su gestión (fe de entrega) mediante una certificación escrita que la anotará en el reverso de una copia o duplicado de la carta y que devolverá luego de su gestión al remitente.

De no encontrar al destinatario y únicamente cuando el remitente lo autorice, el notario podrá dejar la carta bajo la puerta del destinatario, cuidando de describir detalladamente el domicilio a fin de no dejar duda de la dirección de entrega. En caso contrario, la comunicación regresará a la notaria y se certificará tal hecho.

Siendo este trámite uno de los más solicitados ante los despachos notariales, es preciso indicar que el notario no es quien debe de redactar la comunicación o carta, sino quien debe de efectuar la gestión y certificación por la diligencia de su auténtica entrega al destinatario; de esta forma el notario no asume responsabilidad respecto al contenido de la carta, ni de la firma, identidad, capacidad o representación del remitente. Tampoco debe ser de su interés leer el contenido o verificar si existe una relación jurídica válida entre el remitente y el destinatario.

En la carta debe de constar el nombre, identificación y dirección del remitente así como el nombre completo y dirección del destinatario donde se diligenciará la entrega de la carta. Estos datos, conjuntamente con las fechas de ingreso y fecha y hora de entrega al destinatario, los anotará en su registro cronológico. Esta modalidad de correspondencia logra convertirse en un instrumento probatorio y consigue un efecto legal cuando el remitente interpone posteriormente una demanda judicial, dado que el destinatario y posterior demandado no puede alegar desconocimiento de la existencia de un conflicto previo y de una reclamación extrajudicial de parte del remitente sobre la expresión de los argumentos contenidos en la comunicación. Esto dependerá que los eventos descritos e instrumentos adicionales de información comprendidos en la carta notarial amparen ese contenido. En tal virtud, una carta notarial deberá de ser redactada de manera puntual y apropiada, siendo recomendable que la realice un profesional en asuntos jurídicos y experto en técnicas de redacción de documentos.

La utilidad principal de esta comunicación consiste en fijar una fecha cierta (indiscutible) para su entrega y de esta forma el destinatario de la carta no pueda desconocer luego su recepción, ni alegar ignorancia sobre el contenido y existencia de la carta; para ello resulta importante revisar la certificación notarial a su devolución, a efectos de verificar que la gestión notarial de entrega haya sido correcta.

Es aconsejable y resulta conveniente recurrir a una comunicación notarial cuando entre otras razones no se cumplen obligaciones o condiciones contractuales previamente pactadas, con el objeto de requerir su inmediato cumplimiento o en su defecto, informar las medidas correctivas a ser practicadas de persistir en la omisión.

Asimismo y conforme lo establece el artículo 32° de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral, mediante esta modalidad de comunicación se debe notificar al empleado las razones del cese de la relación laboral cuando el trabajador se negara a recibir la carta de despido en su centro de trabajo.

La formalidad de la gestión notarial exige que esta comunicación deba ser suscrita por el remitente en dos originales y una copia, de los cuales la carta original será entregada al destinatario, el otro original servirá para la certificación notarial escrita y la copia será utilizada como cargo de presentación del remitente a la notaría. De acompañarse anexos en la carta, éstos deberán estar debidamente numerados o foliados.

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